Cістематізація кадрових журналів c допомогою excel
Cоздадім робочу книгу Journal.xls і розіб'ємо її на робочі листи з закладками відповідних журналів: Прийом, Переклад, Звільнення, Відпустка, Відрядження, Договори, СУП (система управління підприємством) і Обкладинка. Кількість журналів залежить від документообігу підприємства. При великому обсязі документообігу можна вести окремо журнали реєстрації по прийому на роботу, звільнення та перекладам працівників (їх буде відрізняти номер з обов'язковим реквізитом - датою реєстрації). Це дозволяє швидко отримати дані про кількість прийнятих або звільнених за певний період. Також дана форма книги дозволяє систематизувати видаються на підприємстві накази (розпорядження) за термінами Зберігання1, відстежити дату видання того чи іншого наказу, а також зберегти безперервність поточних номерів наказів в разі, якщо необхідно з яких-небудь причин вилучити наказ з місця їх загального зберігання.
Журнал прийому на роботу служить для реєстрації наказів (розпоряджень), які видаються за уніфікованими формами № Т-1 або № Т-1а. Термін зберігання - 75 років. Виділимо такі графи зазначеного журналу: порядковий номер у межах масиву (як правило, за рік), дата видання наказу, П.І.Б. працівника, найменування посади працівника, найменування відділу (цеху), номер трудового договору, примітка. Можна також вказати місце зберігання наказу (найменування папки) в разі, якщо Ви хочете отримувати швидкий пошук наказів по їх змісту. Приклад робочого листа журналу прийому на роботу показаний на рис. 1.