Чого роботодавцю чекати від перевірки пенсійного фонду
Перевірки за новими правилами
Разом зі скасуванням ЕСН вступив в силу Федеральний закон № 212-ФЗ *, відповідно до якого змінилися функції перевіряючих з Пенсійного фонду. Зараз вони мають право перевіряти страхувальників (організації, індивідуальних підприємців) не тільки в частині індивідуального (персоніфікованого) обліку, а й з питань нарахування та сплати страхових внесків, а також звітності по ним. Під приціл співробітників ПФР потрапляють не тільки пенсійні відрахування, але і внески до фондів соціального страхування (п. 1 ст. 3 Закону № 212-ФЗ). Якщо за результатами перевірки виявляться порушення, перевіряючі можуть стягнути з роботодавця несплачених платежів, пені і штрафи.
Камеральні та виїзні перевірки
Камеральні перевірки присвячені ревізії розрахунків по нарахованих і сплачених страхових внесках, але в ході такої перевірки можуть досліджуватися і документи персоніфікованого обліку роботодавця. Камеральні перевірки проводяться без спеціального дозволу керівника територіального органу ПФР і без виїзду перевіряючих в компанію - тільки на підставі розрахунків і документів страхувальника, які є у Пенсійного фонду. Про таку перевірку організація може навіть не знати - акт *** про неї складається, тільки якщо в документах компанії будуть виявлені помилки або протиріччя, що свідчать про порушення законодавства (ст. 34 Закону № 212-ФЗ). До складання акту перевіряючі в письмовій формі повідомлять роботодавцю про недоліки, а він повинен буде протягом п'яти днів виправити помилки або дати по ним пояснення. Камеральна перевірка розрахунку за страховими внесками може проводитися протягом трьох місяців з моменту подання цього розрахунку (п. 2 ст. 34 Закону № 212-ФЗ). Виїзна перевірка проводиться на території організації.
Організація включається в план виїзних перевірок, якщо з моменту останньої такої ж перевірки минуло не менше трьох років (п. 10 ст. 35 Закону № 212-ФЗ).
Якщо камеральна перевірка більшою мірою стосується даних бухгалтерського обліку, при виїзній перевірці дослідженню піддаються також багато документів кадрової служби організації (перераховані в таблиці на стор. 43). Фахівці територіального органу ПФР розглядають їх в рамках загальної ревізії, щоб оцінити достовірність відомостей про трудовий стаж, заробітну плату персоналу, які представляє роботодавець (п. 7 ст. 35 Закону № 212-ФЗ).
Приблизний перелік документів, які може вимагати Пенсійний фонд при перевірці *
Для виявлення працівників, які мають і не мають страхові пенсійні свідоцтва
За тривалістю виїзна перевірка не повинна перевищувати двох місяців (якщо перевіряють філія або представництво компанії - одного місяця). Підставою для такої перевірки є рішення керівника відділення ПФР за місцем знаходження організації, яку будуть інспектувати. Розглянемо правила виїзної перевірки докладніше.
Як проходить виїзна перевірка
Закон не зобов'язує перевіряючих Пенсійного фонду повідомляти роботодавцям про плановану ревізії, тому виїзна перевірка цілком може стати для компанії несподіванкою. Щоб ви могли переконатися в повноваженнях контролерів, спочатку вони повинні пред'явити вам рішення про проведення перевірки та свої службові посвідчення (ст. 36 Закону № 212-ФЗ). Потім перевіряють, як правило, вручають уповноваженій особі роботодавця - зазвичай генеральному директору або головному бухгалтеру - письмову вимогу про подання документів, де перераховані всі документи, необхідні для перевірки. Їх треба передати перевіряючим у вигляді копій, які запевнив генеральний директор, його заступник або інший уповноважений співробітник. Якщо це необхідно, у вас можуть попросити і оригінали. На підготовку всіх паперів роботодавцю відводиться 10 днів з дня вручення вимоги (п. 5 ст. 37 Закону № 212-ФЗ). Як правило, завжди просять пред'явити установчі документи компанії (статут). Інші папери, які можуть знадобитися фахівцям ПФР, представлені в таблиці на стор. 43.
Якщо з якихось причин ви не можете уявити документи в 10-денний термін, слід повідомити про це перевіряючим письмово і з указа¬ніем обставин - тоді термін може бути продовжений (п. 6 ст. 37 Закону № 212-ФЗ).
Протягом двох місяців перевіряючі будуть ретельно досліджувати ваші документи і розрахунки, звіряючи їх зі своїми даними. Зауважимо, що фахівці фонду мають право перевіряти роботу організації тільки за три календарні роки, що передують року перевірки (п. 9 ст. 35 Закону № 212-ФЗ). При необхідності виїзна перевірка припиняється на термін до шести, а в окремих випадках до дев'яти місяців. Таке рішення приймає керівник відділення ПФР, який призначив ревізію. Наприклад, це може знадобитися, якщо роботодавець не встигає в короткі терміни зібрати всі потрібні документи.
Якщо при оцінці пенсійних прав працівників у великій компанії їх індивідуальні відомості викличуть сумніви, то перевірка може проводитися суцільним порядком (п. 7 Методичних рекомендацій ПФР).
Що перевіряють у відділі кадрів
Спочатку перевіряють індивідуальні відомості працівників, що виходять на пенсію або досягають пенсійного віку протягом найближчих двох років, причому особливу увагу приділяють тим, хто має право на пільгову пенсію. Потім перевіряють вивчають відомості про інших співробітників. Після того як за списками працівників буде встановлена їх фактична чисельність на момент перевірки, фахівці ПФР приступлять до з'ясування, у кого зі співробітників є пенсійні свідоцтва, а хто не має цього документа. Для цього вони вивчать штатний розклад, накази про прийом і звільнення, трудові та цивільно-правові договори, а в підсумку складуть списки працівників, що мають і не мають страхові свідоцтва.
Щоб перевірити відомості про трудовий стаж персоналу, співробітники пенсійного фонду розглянуть первинні документи з обліку кадрів - накази про прийом, переведення і звільнення, штатний розклад, графік відпусток, особисті картки, табелі обліку робочого часу, а також трудові книжки. Якщо в організації є працівники, у яких йде спеціальний стаж (наприклад, педагогічний, медичний, за шкідливі умови праці), перевіряючі звернуть увагу на правильний підрахунок і оформлення саме цього стажу. Результати перевірки відомостей про стаж і заробіток персоналу будуть відображені в загальному акті перевірки ПФР.
Зразок рішення про проведення виїзної перевірки ПФР.
Ірина ВОЛЧУГОВА, бухгалтер ТОВ «Ново-Буд» (м.Тернопіль):
наслідки перевірки
Відразу після того як виїзна перевірка буде завершена, контролери напишуть довідку про проведену перевірку. Потім їм дається два місяці на те, щоб скласти акт перевірки. Його повинні підписати як перевіряючі, так і уповноважений співробітник організації, яку перевіряли. Якщо він відмовиться підписати акт, на документі зроблять відповідну відмітку. Протягом п'яти днів після підписання акту його повинні вручити під розпис уповноваженому співробітнику аудиту.
Рішення про притягнення до відповідальності за результатами перевірки ПФР вступає в силу після закінчення 10 днів з дня вручення його роботодавцю (ст. 39 Закону № 212-ФЗ).
Роботодавець може і не погодитися з висновками перевіряючих, які зафіксовані в акті. Тоді він має право написати заперечення і протягом 15 днів з дня отримання акта подати їх до відділення Пенсійного фонду, яке проводило перевірку. Краще буде, якщо до заперечень додати документи (їх завірені копії), що підтверджують обгрунтованість висновків і претензій платника страхових внесків (ст. 38 Закону № 212-ФЗ). Коли закінчиться термін на оскарження акту, керівник відділення ПФР протягом 10 днів винесе рішення за результатами перевірки та встановить, чи є в діях роботодавця ознаки правопорушень. Якщо вони є, фонд може залучити організацію до відповідальності. У рішенні керівника ПФР вказується розмір виявленої недоїмки і пені, а також штраф, який організація повинна буде сплатити до Пенсійного фонду (ст. 39 Закону № 212-ФЗ).