Чим відрізняються формалізовані документи від неформалізованих в діадоке
Формалізований електронний документ - це документ у вигляді файлу з розширенням xml, створеного за форматом, затвердженим або рекомендованим ФНС або розробленим учасниками ЕДО для власної зручності. Формалізація електронних документів з актуальних варіантів, затвердженим ФНС, допомагає податковим органам автоматизувати їх прийом під час перевірок і скоротити час на цей процес. ПО податкових органів вміє автоматично обробляти такі документи.
- рахунок-фактура - для нього діє обов'язковий формат (Наказ ФНС № ММВ-7-15 / 155 @);
- УПД - також обов'язковий формат (Наказ ФНС № ММВ-7-15 / 155 @);
- коректувальні рахунок-фактура і УПД - обов'язковий формат (Наказ ФНС № ММВ-7-15 / 189 @);
- акт приймання робіт - податкова служба розробила для нього формати, але не обов'язкові (Наказ ФНС № ММВ-7-15 / 155 @, Наказ ФНС № ММВ-7-10 / 552 @);
- документ про передачу товарів (ТОРГ-12) - формати рекомендовані, але не обов'язкові (Наказ ФНС № ММВ-7-15 / 155 @, Наказ ФНС № ММВ-7-10 / 551 @).
Таким чином, рахунки-фактури та коригування до них, УПД і його коректувальні пари повинні чітко відповідати вимогам ФНС. До первинної документації, наприклад, до актів і ТОРГ-12 - немає законодавчої вимоги щодо відповідності форматам ФНС. Їх можна створювати і передавати:
У другому і третьому потрібно пам'ятати про те, що ФНС найімовірніше запросить завірені скани документів. У будь-якому випадку при наявності КЕП і всіх обов'язкових реквізитів вони юридично значимі.
Неформалізовані електронний документ може бути в будь-якому форматі: doc, xlsx, pdf, jpg та ін. Якщо він підписаний КЕП, він також юридично значущий, його не потрібно роздруковувати та підписувати власноруч.