Чи важлива наскрізна нумерація облікових документів
Якщо в організації прийнято привласнювати первинних облікових документів і рахунків-фактур однакові номери при реалізації товарів, то наскільки серйозні можуть бути наслідки порушення суцільний, без пропусків і розривів, нумерації в результаті, наприклад, скасування замовлення? Свою відповідь дали експерти служби Правового консалтингу ГАРАНТ Лілія Федорова і Сергій Родюшкін.
Реалізація товарів організацією здійснюється на підставі заявок від покупця. Для зручності звірки заявок і відвантажувальних документів (рахунок-фактура. Форма N ТОРГ-12) раніше було прийнято рішення нумерувати їх однаково. Але бувають випадки, коли заявка може бути скасована, таким чином, збивається наскрізна нумерація рахунків-фактур.Допустіми чи пропуски номерів в первинних документах і рахунках-фактурах? Чи встановлені штрафні санкції за порушення нумерації первинних облікових документів і рахунків-фактур?
Первинні облікові документи
Що стосується заявки покупця, то уніфікована форма такої заявки відсутній, отже, організація розробляє і затверджує її самостійно. В даному випадку заявка повинна містити обов'язкові реквізити, передбачені частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ. У той же час, зауважимо, в силу частини 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ в якості обов'язкового реквізиту первинного облікового документа номер не вказано.
Відповідно до частини 3 ст. 9 Закону N 402-ФЗ первинний обліковий документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення.
Таким чином, номер первинного документа - це ідентифікатор, тобто унікальний ознака об'єкта обліку. Єдина вимога, що пред'являється до порядку його визначення, - наскрізний характер протягом звітного року і прив'язка до хронології подій.
Вимоги ведення суцільний нумерації (тобто нумерації без пропусків і розривів) відомі нам офіційні документи не містять.
Згідно п. 3 ст. 168 НК Україна при реалізації товарів (робіт, послуг), передачі майнових прав, а також при отриманні сум оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав виставляються відповідні рахунки-фактури не пізніше п'яти календарних днів, починаючи з дня відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг), з дня передачі майнових прав або з дня отримання сум оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі їм суспільних прав.
Рахунки-фактури є підставою для прийняття пред'явлених покупцеві продавцем сум податку до відрахування за умови виконання вимог, встановлених п.п. 5, 5.1 і 6 ст. 169 НК Україна (п.п. 1, 2 ст. 169 НК РФ).
У пунктах 5, 5.1 і 6 ст. 169 НК Україна наведено перелік обов'язкових реквізитів, які повинні бути вказані в рахунку-фактурі. Зокрема, в числі обов'язкових реквізитів рахунку-фактури, що виставляється платником податків як при реалізації товарів (робіт, послуг), передачі майнових прав, так і при отриманні оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав, передбачені порядковий номер рахунку-фактури та дата його складання (пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).
Відповідно до пп. "А" п. 1 Правил заповнення рахунку-фактури, що застосовується при розрахунках по ПДВ, затверджених Постановою N 1137 (далі - Правила Заповнення 1), в рядку 1 рахунки-фактури вказуються порядковий номер і дата складання рахунку-фактури.
Особливий порядок нумерації виставлених коригуючих рахунків-фактур, рахунків-фактур передбачений тільки для організацій, що реалізують товари (роботи, послуги), майнові права через відокремлені підрозділи, і для учасників товариства або довірчих керуючих, які виконують обов'язки платника ПДВ. У цих випадках порядковий номер рахунку-фактури через роздільну лінію доповнюється цифровим індексом відокремленого підрозділу, встановленим організацією в наказі про облікову політику для цілей оподаткування, або затвердженим учасником товариства або довірчим керуючим цифровим індексом, що позначає здійснення операції відповідно до конкретного договором простого товариства або довірчого управління майном відповідно (абзаци три і чотири пп. "а" п. 1 Правил заповнення 1, абзаци чотири і п'ять пп. "а" п . 1 Правил заповнення 2).
Пунктом 3 Правил ведення журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, що застосовуються при розрахунках з ПДВ, затверджених Постановою N 1137, зокрема, визначено, що рахунки-фактури (в тому числі виправлені, коректувальні), складені на паперовому носії або в електронному вигляді , підлягають єдиної реєстрації в хронологічному порядку в частині 1 "Виставлені рахунки-фактури" журналу обліку за датою їх виставлення, а також складання (виправлення).
Згідно п. 2 Правил ведення книги продажів, що застосовується при розрахунках по ПДВ, затверджених Постановою N 1137, реєстрація рахунків-фактур у книзі продажів здійснюється в хронологічному порядку в тому податковому періоді, в якому виникає податкове зобов'язання.
Таким чином, з норм гл. 21 НК Україна і Постанови N 1137 випливає, що в рахунках-фактурах необхідно проставляти порядкові номери і дати їх складання, які в хронологічному порядку виписуються і реєструються в журналі обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур і книзі продажів.
Вимоги підтримки суцільний нумерації рахунків-фактур, рахунків-фактур (тобто без пропусків і розривів) зазначені нормативні документи не містять.
Отже, при виставленні рахунків-фактур послідовність порядкових номерів повинна дотримуватися в хронологічному порядку.
Зауважимо, будь-яких інших вимог, що стосуються способу (принципу) нумерації рахунків-фактур, ні НК РФ, ні Постанова N 1137 не містять.
У той же час слід звернути увагу, що на підставі абзацу другого п. 2 ст. 169 НК Україна помилки в рахунках-фактурах, що не перешкоджають податковим органам при проведенні податкової перевірки ідентифікувати продавця, покупця товарів (робіт, послуг), майнових прав, найменування товарів (робіт, послуг), майнових прав, їх вартість, а також податкову ставку і суму податку, пред'явлену покупцеві, не є підставою для відмови в прийнятті до відрахування сум ПДВ.
Зверніть увагу, що податковим законодавством не встановлені штрафні санкції за порушення нумерації первинних облікових документів і виставлених рахунків-фактур. Відповідальність, передбачена ст. 120 НК Україна за грубе порушення правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об'єктів оподаткування, в даному випадку не застосовується, так як під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування розуміється тільки відсутність первинних документів або відсутність рахунків-фактур .
З текстами документів, згаданих у відповіді експертів, можна ознайомитися в довідковій правовій системі ГАРАНТ.