Автоматизація роботи складу плюси, етапи, проекти

Сьогодні склад є ключовою ланкою між постачальником і покупцем, який при грамотно побудованої роботі збільшить прибуток підприємства.

Будь-які проблеми, що виникають в роботі складу, навпаки, можуть призвести до значних втрат. І тоді потрібно задуматися про шляхи виходу з ситуації. Автоматизація роботи складу - один з таких шляхів.

Коли потрібна автоматизація роботи складу

Перш, ніж приступити до повної автоматизації складу, необхідно перш за провести оптимізацію всіх складських процесів, інакше, не можна досягти бажаного результату.

Деякими недалекоглядними керівниками, або новачками тільки відкрили свій бізнес. етапи оптимізації та автоматизації ігноруються, і стає неможливо раціонально впровадити складську систему там, де стан господарства не дає це зробити.

Фактори, необхідні для успішної автоматизації складу:

• чітке уявлення складських процесів,
• достатні вихідні дані про товар,
• інтегрована інформаційна корпоративна система,
• підготовлений персонал.

Якщо хоча б один фактор відсутній, впровадження складської системи не дасть потрібного ефекту.

Наведемо простий приклад. Керівники вирішили почати автоматизацію, але не в знають, як правильно має бути розміщення товару, і як наслідок обов'язково піде зміна розташування.

Так як спочатку не було оптимізації розташування товару, то рішення буде прийматися виходячи старої, звичної, ситуації, а не справжньою. Тому під час налаштування програми деякі її функції виявляться зайвими і не будуть допомагати роботі складу, а навпаки, погіршать процес.

Тобто невідповідність одного фактора зробить результати інших операцій проблематичними. Підсумок - буде погано працювати вся система.

Описана ситуація точно ілюструє перед початком проекту автоматизації важливість попередньої підготовки складу. В ідеалі, перед початком необхідно пройти всі етапи оптимізації, потім після досягнутого ефекту починати автоматизацію. Також бажаний і логістичний аудит роботи складських процесів.

Робота щодо виявлення та усунення витоків інформації передбачає створення і застосування криптографічних засобів захисту, тобто корпоративного шифрування даних.

Організація інформаційної безпеки на підприємстві проводиться таким чином, щоб хакер міг зіткнутися з безліччю рівнів захисту. В результаті зловмиснику не вдається проникати в захищену частину. Дізнатися про безпеку підприємства можна в цій статті.

Перевірений і якісний логістичний аудит і оптимізація не тільки підвищать ефект автоматизації, але і допоможуть знизити ризики.

Читайте також: CheckPFR

Технологічний проект дає можливість оптимізувати режим роботи обладнання, траєкторію переміщення, зонування, завантаженість персоналу, а також визначити, які необхідні стелажі, в якій кількості і способі розташування товару.

Інформація по складських залишків доходить із запізненням. Наприклад: на складі в основному застосовувався паперовий облік. Виняток - програма «1С», яка використовувалася в бухгалтерії. Так як не було єдиного системного підходу, один і той же товар значився в різних документах під різними назвами і кодами, і для приведення звітності у належний вигляд йшло час.

Людський фактор. Так як вся робота на складі залежить від швидкості і досвіду працівників, то навіть незважаючи на їх професіоналізм, були можливі періодичні помилки, які гальмували роботу.

Використання складської території нераціонально. Часто буває так, на питання: скільки товару ми можемо зараз розмістити, працівник довго думає і знизує плечима. Він поняття не має.

Неавтоматизованих склад може успішно працювати тільки з поодинокими невеликими замовленнями, і цікавий дрібногуртовим клієнтам.

Перед тим, як почати автоматизувати склад, необхідно провести ряд робіт. Визначити, для чого потрібна автоматизація і порахувати економічну ефективність. Після цього можна ставити певні завдання і цілі перед розробниками.

Необхідна особиста зацікавленість керівництва в автоматизації. Якщо співробітникам вищої ланки вона не цікава, то всі роботи можуть пройти в порожню.

Етапи автоматизації складу

При переході на автоматизацію складу, багатьом співробітникам деколи складно перебудуватися під нові правила і порядки. Тому керівнику важливо правильно налаштувати працівників на роботу в новій системі. І обов'язково мотивація, наприклад: після впровадження інформаційної системи, після її вивчення, за підсумками атестації нарахувати премію.

Боязнь працювати в новій системі деяких комірників вводить в замішання. Недовіра до обладнання і звичка все записувати на папері стають цілою проблемою. Тому система повинна мати прості і зрозумілі алгоритми.

Що може зробити керівник для автоматизації складу.

Спочатку необхідно визначити завдання і цілі, розділити їх на важливі і другорядні.

Слід визначити загальну стратегію управління складом. наприклад, автоматизувати тільки окремі процеси або використовувати єдину або пару основних програм. Призначити досвідченого фахівця з впровадження автоматизації, бажано з числа своїх топ-менеджерів.

Рішення адміністративно-кадрових питань доручити HR - відділу, вони ж повинні розробити і систему контролю та мотивації.

Всі питання, пов'язані з автоматизацією і організацією роботи складу. опрацьовуються до призначеної зустрічі з виконавцем. Так, скоротяться терміни впровадження, і швидше буде видно результат. Автоматизація складу - це складна багаторівнева логіка бізнес-проектів.

Читайте також: Програми для здачі звітності та перевірки документів ПФР

Вибір програмного забезпечення і постачальника.

Якщо завжди дивитися на співвідношення ціни-якості, як це роблять багато керівників, то можна помилитися в своєму виборі. Велику помилку роблять ті керівники, які довіряють автоматизацію різним компаніям, наприклад, ERP впроваджується за допомогою однієї системи, а документообіг - інший. Найкраще, якщо вся система буде єдиною.

Організація IT-структури на складі

Закупівля та встановлення обладнання. Щоб не виникло проблем при запуску обладнання, між адміністраторами і програмістами не виникало конфліктів, необхідно чітко розділяти зону відповідальності співробітників. Особливо такі проблеми можуть виникнути на початку запуску ПО. коли обладнання ще не до кінця налагоджено або недостатньо опрацьовано.

Виділення тестового клієнта. Щоб клієнти не страждали від того, поки робота системи налагодиться, необхідно налаштувати роботу складу на тестовому прикладі. Можна домовитися з одним хорошим і розуміючим клієнтом, повідомити його, що необхідно протестувати нове обладнання, що можливі перебої і затримки у відвантаженні товару і т.д. а як бонус за тимчасові незручності, можна запропонувати знижку.

Правда, таке трапляється рідко, як правило, досвідчені інтегратори запускають вже протестовану і налагоджену систему. Коли обладнання буде протестовано, поступово запускається вся система. Правда перший час співробітникам доведеться одночасно працювати на паперових документах і вносити дані в систему.

До моменту запуску система проходить ще два етапи: внутрішнє тестування і наповнення даними. Після такої підготовки система запускається в повному обсязі.

Плюси автоматизації роботи складу

З'являється можливість отримувати більш оперативно відомості по залишкам ТМЦ. Можна побачити залишки в режимі реального часу, клієнт може подивитися, на якій стадії знаходиться його замовлення (відвантажено, зібраний або тільки збирається).

Читайте також: Програма для складу

Стає можливим грамотно управляти складським простором. Після впровадження системи автоматизації, частина території складу може стати вільною, завдяки чому можна купувати нові стелажі або спеціальне складське устаткування. Число проведених операцій збільшиться.

Для деяких підприємств важлива сучасна система обліку, тому з автоматизацією з'явилася можливість укладати договори з новими клієнтами.

За рахунок введення ведення диференційованої оплати праці, підвищується продуктивність роботи складу і його інформаційна безпека.

Як би прекрасно ні організовано роботу складу, виникають ситуації, коли складно вирішити деякі завдання. Тому автоматизація складських процесів економічно доцільна. А якщо виникає необхідність переїзду в нове приміщення, то автоматизація це єдиний засіб забезпечити безболісну і швидку адаптацію.

Проекти автоматизації складу

Автоматизувати склад можна різними сценаріями впровадження. Все залежить від мети і потреби підприємства, а також очікуваного результату. Можна виділити три основні проекти: стандартний, базовий і замовною.

На основі типової проектної документації та типового програмного продукту виробляється автоматизація основних складських операцій.

У проекті не передбачені: автоматизація складних технологічних рішень, витрати на програмне зміна системи, впровадження технології ідентифікації з використанням штрих-кодів, RFID і т.п.

Базовий проект в короткі терміни вирішують основні проблеми, такі як контроль персоналу, облік товарів, швидкість виконання операцій.

При установці системи захисту інформаційної безпеки вона повинна перш за протестована і узгоджена, так само повинні бути отримані докази її ефективності.

Доступ до інформації банку захищається за допомогою системи ідентифікації, тобто паролями або електронними ключами. Робота з персоналом, що використовують банківську систему, включає в себе проведення інструктажів і контроль виконання необхідних вимог. Подробиці тут.

Базовий проект потрібен в наступних ситуацій: відсутність складних складських процедур, низька якість даних про товарообіг, малий бюджет або стислі терміни.

У ньому поєднується співвідношення ціни і якості. Виконується за технологією, що включає в себе весь функціонал, який реалізує впровадження сучасної автоматичні ідентифікації, такий проект зручний для тільки відкриваються ТОВ і організацій.

Параметри проекту узгоджуються з замовником і строго дотримуються. Така автоматизація обліку складу має високу адаптація під специфіку підприємства.

Будь-який з проектів тоді буде успішним, коли з логістичної точки зору добре організований склад. Зважений підхід і раціональність рішень дадуть можливість досягти саме того результату, який очікується від автоматизації складу.