Автоматизація документообігу - студопедія

Потоки інформації і рух документів утворюють докумен тооборот.

Всі документи мають загальні і спеціальні функції. Загальні функції:

• інформаційна (документ створюють для збереження інформації);

• комунікативна (документ виступає засобом зв'язку між організаціями та іншими громадськими структурами);

• культурна (документ закріплює і передає культурні традиції). Спеціальні функції:

• управлінська (документ є інструментом управління, оскільки спеціально створений для цієї мети);

• правова (документ є засобом закріплення і зраді-ня правових норм і правовідносин в суспільстві);

• історична (документ - це джерело історичних відомостей про розвиток суспільства).

Електронний документообіг передбачає наявність двох обов'язкових компонентів:

• система автоматизації документообігу,

Малі та середні підприємства з великим обсягом документообігу, а також всі великі підприємства повинні використовувати спеціалізовані системи управління документообігом.

Використання комп'ютерів не змінює основних завдань і принципів діловодства, а лише допомагає більш ефективно організовувати роботу з документами.

а) Електронне діловодство з використанням пакета програм Microsoft Office. Створення стандартних бланків документів для діловодства (накази, розпорядження, інструкції, листи, звіти і т. Д.) Можна здійснити, застосовуючи автоматизовані офісні технології із застосуванням пакета програм Microsoft Office. Існують значні переваги електронного діловодства в порівнянні з ручним виготовленням.

Системи з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви - ЕА). Електронний архів - це окремий випадок системи документообігу, орієнтований на ефективне зберігання і пошук інформації. Деякі системи особливо виділяються за рахунок розвинених засобів повнотекстового пошуку: нечіткий пошук, розумовий пошук і т. Д. Інші - за рахунок ефективної органг зації зберігання.

Системи з розвиненими засобами workflow (WF) - "потік робіт". Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів за заздалегідь заданими маршрутами (так звана "жорстка маршрутизація"). На кожному етапі об'єкт може змінюватися, тому його називають загальним словом "робота" (work). До робіт можуть бути прив'язані документи, але не вони є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати визна-поділені роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи.

Системи, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення знань. Це "гібридні" системи, які зазвичай поєднують в собі елементи двох попередніх. При цьому базовим поняттям в системі може бути як сам документ, так і завдання, яке потрібно виконати. Для управління організацією потрібна як "жорстка", так і "вільна" маршрутизація, коли маршрут руху документа призначає керівник ( "розписує" вхідний документ), тому обидві технології в тому чи іншому вигляді можуть бути присутніми в таких системах. Ці системи активно використовуються в державних структурах управління, в офісах великих компаній, які відрізняються розвиненою ієрархією, мають певні правила і процедури руху документів. При цьому співробітники колективно створюють документи, готують і приймають рішення, виконують або контроліруютіх виконання. При впровадженні таких систем на великих підприємствах важливо визначити, чи надає система можливість ефективного адміністрування, обробки великих обсягів інформації, інтеграції з автоматизованими системами управління виробництвом, поетапного впровадження, складної організаційної структури, рольового принципу організації доступу і т. Д.

Системи, орієнтовані на підтримку спільної роботи (collaboration). Це нове віяння в області систем документообігу, пов'язане з розумінням мінливості ринкових умов в сучасному світі і з необхідністю мати для швидкого руху "тільки найнеобхідніше", без зайвого, дуже корисного, але важкого баласту. Такі системи, на противагу попереднім, не включають поняття ієрархії в організації, не дбають про будь-якої формалізації потоку робіт. Їх завдання - забезпечити спільну роботу людей в організації, навіть якщо вони розділені територіально, і зберегти результати цієї роботи. Зазвичай реалізовані в концепції "порталів". Вони надають послуги зберігання і публіка-ції документів у внутрішній мережі організації, пошуку інформації, обговорення, кошти призначення зустрічей (як реальних, так і віртуальних). Такі системи знаходять замовників серед швидко раз-Віва комерційних компаній, робочих груп ь великих фір-мах і державних структурах.

Системи, що мають розвинені додаткові сврвіси. Можуть мати різні рівні складності. Наприклад, сервіс управління зв'язками з клієнтами (CRM - Customer Relation Management), управління проектами, електронної пошти тощо.

Системи документообігу, представлених вУкаіни: Docs Fusion і Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "Бос-референт", "Дело", "Євфрат", • Company Media, Lotus Domino.doc, "Ефект -Офіс ". Інформацію про ці системи можна дізнатися на сервері конференції Docflow, http: / www. Docflow.ru і ін.

У всіх системах є інтеграція з додатками Microsoft Office, генерація звітів, стандартні засоби пошуку.

Зовнішній електронний документообіг. Як відомо, про-блема обміну кореспонденцією між організаціями, викорис-зующей різні системи електронного документообігу (СЕД), досить злободенна. Документообіг між двома різними організаціями і сьогодні здійснюється в паперовому вигляді, що сильно ускладнює оперативний обмін службовою ін-формацією. До сих пір цей процес виглядав наступним обра-зом: документ, створений в СЕД однієї організації, распечати-вався на паперовий носій, доставлявся кур'єром або звичайною поштою в іншу організацію, де він сканувався і вводився в нову СЕД. З урахуванням того, що всередині кожної з цих організа-цій діє своя система автоматизації документообігу, кожна зміна документа, призначеного для зовнішнього обігу, піддається вищеописаної процедури неоднозначних-кратно.

Ухвалення закону про електронно-цифрового підпису частково вирішило цю проблему, законодавчо дозволивши безпаперовий обмін документами між незалежними організаціями. Одним із завдань цільової федеральної програми "Електронна Україна" є об'єднання державних органів влади єдиною системою електронного документообігу.

Вибір системи документообігу - це не просто технологічним-ська або інженерне завдання, він пов'язаний із загальною стратегією розвитку організації. Якщо це комерційна компанія, то вибір визначає-ся багато в чому її цілями, конкурентним середовищем, структурою, яка є на даний момент, а також тією структурою, до якої компанія прийде в майбутньому, і, крім того, економічним ефектом поза-дрен .