Автоматизація документообігу первинної документації

- Тільки що на цьому місці стояла моя тура! - закричав одноокий, озирнувшись, - а тепер її вже немає!
- Ні, значить, і не було! - грубувато відповів Остап.
- Як же не було? Я добре пам'ятаю!
- Звичайно, не було!
- Куди ж вона поділася? Ви її виграли?
- Виграв.
- Коли? На якому ходу?
- Що ви мені морочите голову з вашою турою? Якщо здаєтеся, то так і кажіть!
- Дозвольте, товариші, у мене всі ходи записані!
- Контора пише, - сказав Остап.
(І. Ільф, Є. Петров, «Дванадцять стільців»)

Знав би великий гросмейстер Остап Бендер, вимовляючи останню фразу з епілогу до цієї статті, яка цінність всього написаного на папері для організації, він би не став нею кидатися з такою зневагою, як це описали Ільф і Петров.

Але ми-то з Вами, шановні Новомосковсктелі, прекрасно розуміємо, чому не можна спалити ту, перев'язану шпагатом, пачку паперів, що стоїть в кутку архіву. Ми цінуємо бухгалтерський облік. Автоматизація документообігу

Все життя компанії крутиться навколо папірців. На одних написано що ми все повинні один одному. На іншій написано що всі інші повинні нам, і що за це ми повинні їм. Третя, прикріплена скріпкою до другої, уточнює, як же саме всі інші повинні нам, і хто з нас повинен подбати про те, щоб нас в цій ситуації не залишили без солодкого. І так до нескінченності.

Одне із завдань, яке доводиться вирішувати керівнику - організація документообігу:

• Який життєвий цикл документів в компанії?
• Звідки вони беруться, і куди діваються?
• Як простежити, чи з'явилися документи там, де вони потрібні?
• Хто несе відповідальність за наявність документів для тієї чи іншої ситуації?
• Які з документів слід зберігати, і як довго?

Напевно ви задавали собі ці питання, після того, як пачка паперів переставала вміщуватися в одну папку, і ви, вирішивши зайнятися сортуванням, виявляли, що у вас деякі договору не закриті актами здачі-приймання робіт.

Як же зробити так, щоб всі документи компанії були зібрані в єдиному реєстрі, відсортовані, впорядковані і готові до миттєвої видачі будь-кому, кому вони в даний момент потрібні (якщо, звичайно, він має право доступу до них).

З першого погляду це завдання може здатися утопічною. Насправді все не так. Давайте розглянемо можливі варіанти вирішення, від гіршого до кращого.

• Завідомо програшний варіант, коли формуванням первинною документацією займається керівник. Чи варто описувати всі мінуси цього підходу?
• Можна спихнути всі папери на бухгалтера. Керівнику, звичайно, стане простіше, але бухгалтер - це людина, яка рахує гроші компанії, і будь-які додаткові обов'язки навряд чи приведуть до того, що він стане робити свою роботу краще, ніж без них. Бухгалтер загрузне в купі документів від менеджерів і компанія ризикує «завалити» і бухгалтерію, і документообіг.
• Більшість керівників вважають, що первинна документація і без того є прямим обов'язком бухгалтера, проте це в корені невірно. Первинна документація повинна виходити від менеджера. Один бухгалтер з сотнею комплектів документів і десятьма менеджерами проти десяти менеджерів з десятьма комплектами документації і бухгалтером, які займаються фінансами підприємства - як ви думаєте, коли ефективність роботи буде вище? Віддайте первинну документацію тим, хто стоїть максимально близько до неї - менеджерам з продажу!
• Само-собою напрошується рішення - залишити первинну документацію в веденні менеджерів. Але як проконтролювати, виконують вони свої обов'язки так, як їм наказано? Проводити внутрішні перевірки - не вихід. Чекати, критичної ситуації, наприклад, коли клієнт не перерахував гроші за договором і не збирається цього робити, мотивуючи свої дії тим, що робота виконана неякісно. Документи в суді будуть на його боці - у вас немає акту виконаних робіт, так як менеджер вчасно не подбав про це. Найзручніший варіант - покарати або звільнити, але це не заповнить той факт, що компанія, все-одно, зазнає збитків, можливо зіпсує свою репутацію.
• І, нарешті, єдино правильне рішення. Потрібно автоматизувати документообіг. Впровадити систему контролю первинної документації, додати електронний архів для її зберігання. Уявіть, ситуацію - у вас з'являється документ. Нехай це буде договір на надання послуг. Ви його перекладаєте в електронний вигляд (скануєте) і відправляєте в архів. Цей документ повинні супроводжувати ще кілька рахунків і акт виконаних робіт. Ви, напевно, здогадалися, що в момент надходження вони також будуть відскановані і відправлені в архів, а їх електронна версія буде прив'язана до електронної версії договору.

Така проста схема дозволяє безпрецедентно оптимізувати робочий процес:

• Ви - менеджер, і вам треба дізнатися, хто з клієнтів вам ще не надіслав копію акта виконаних робіт. Ви заходите в систему, і відразу бачите ті договори, які відносяться до ваших обов'язків, і ті з них, які не закриті актами.
• Ви - керівник відділу, і вам треба перевірити своїх підлеглих. Ви заходите в систему і бачите, у кого з них документи не в порядку, де не вистачає рахунків, де актів.
• До вас приходить аудитор. Ви знайшли в системі всю необхідну документацію (або побачили, яких саме паперів не вистачає і в терміновому порядку викликали відповідальних менеджерів «на килим», щоб до приходу аудитора все було в порядку), переконалися, що з нею все в порядку, дістали з архіву оригінали і пред'явили їх для перевірки.

Виглядає заманливо, чи не так? Для організації електронного документообігу потрібен всього-лише один співробітник, відповідальний за це, який буде сканувати документи, заносити їх у систему ведення документації, і надсилати папери в архів.

Система контролю за наявністю первинної документації

СКНПД - cистема контролю наявності первинної документації, яка будучи надбудовою над 1С Підприємством 8.1, дозволяє вести облік відправки покупцям вихідної документації (товарні накладні, акти надання послуг) і отримання від постачальників вхідної документації.

При цьому сам процес отримання документації описується декількома статусами (відправлений, в дорозі, набутий) і прив'язується до співробітника, відповідального за отримання того чи іншого документа. Зрозуміло, все це реалізовано в електронному вигляді, а значить є можливість формування звітів, які відповідають навіть найвибагливішого керівника. Наприклад, яких документів не вистачає, і хто відповідальний за це. Або хто з менеджерів працює найбільш ефективно.

Маючи таку систему в організації можна мінімізувати ризики, пов'язані з проблемами через відсутність первинної документації, а з завданням контролю зможе справлятися як вічно-зайнятої бухгалтер, так і офіс-менеджер, або клієнт-менеджер. А для її впровадження в вашому офісі потрібен співробітник, який виписує документи, що приймає документи і сканер.

Якщо ж ви бажаєте підійти до питання документації ще більш розширено, і повністю перевести документацію в електронний вигляд, щоб максимально спростити звернення до документів і їх облік, то вам напевно сподобається послуга Позаофісне зберігання документів. Ця схема дозволяє підвищити оперативність роботи і скоротити витрати.

Що ж стосується обсягу електронних документів, що зберігаються в системі, то тут ситуація, з одного боку, трохи простіше: для збереження швидкості звернення до оперативної базі і запобігання її неконтрольованого розростання можна задати політики, що переміщують невикористовувані документи в окрему базу даних. При великих обсягах може знадобитися запис документів на знімні носії.

Спираючись на вищесказане можна зробити логічний висновок - контроль над первинними документами треба автоматизувати! Це зніме ряд турбот з керівника - не треба смикати співробітників, не треба їх контролювати! Все контролює система! На обличчя економія часу і ресурсів! А це так важливо в наш час!

Керівник департаменту комплексного супроводу бізнесу