Атрибути документів - документальна база системи управління

Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибута трохи різні у всіх типів канцелярських документів.

1. Основні атрибути документів:

# 45; Реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.

# 45; Джерело документа (контрагент). Вказує, звідки отримано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це або підрозділ або конкретну особу з керівництва підприємства.

# 45; Відповідальний виконавець документа. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при зміні кадрового складу підприємства).

# 45; Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншого кола типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була досить статичної, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.

2. Атрибути, що залежать від типів документа.

У документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа. Так, що входять документи мають крім базових атрибутів ще:

# 45; Контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ).

Внутрішні документи в свою чергу, крім стандартних атрибутів, можуть мати наступні:

# 45; Список підрозділів підприємства для ознайомлення.

# 45; Контрольний термін ознайомлення або виконання.

# 45; Список виконавців документа.

Вихідні документи мають наступні додаткові атрибути:

# 45; Документ-підстава. Цей атрибут є завжди, тому що вихідний документ завжди породжується на основі або в разі вхідного або внутрішнього.

# 45; Список розсилки.

# 45; Контрольний термін відповіді. Даний атрибут зустрічається рідко і не у всіх організаціях.

У конкретних організаціях дані атрибути можуть носити різні найменування або додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю. Але перераховані вище атрибути присутні у всіх канцеляріях підприємств.

Всі документи, що проходять через канцелярію, є пов'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є ​​вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний.

Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхідні документи. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як на вихідні, які викликають їх появу, так і на інші входять. Всі документи пов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання (як належать одній роботі). У цьому сенсі тут спостерігається деяке дублювання зв'язків.

Зв'язки в більшості випадків спрямовані за принципом: "головний-підлеглий". Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які об'єднують родинні документи (документи, присвячені одному питанню).