Asana огляд ідеального таск-менеджера для бізнесу
У будь-якій організації є завдання, проектна робота, комунікації. Якщо все це не взяти під контроль - компанію чекає хаос, особливо в сфері інтернет. І в цьому випадку на допомогу приходить таск менеджер Asana.
Подкаст: Завантажити (Тривалість: 10:19 - 14.2MB)
Що дає Asana?
Ви з легкістю зможете відслідковувати прогрес, дедлайни і результати для проектів від початку і до кінця для всієї своєї команди. Цей інструмент дуже простий у використанні і до того ж безкоштовний до 15 користувачів.
Ієрархія сутностей в Asana
Для коректного розуміння роботи інструменту потрібно розуміти, які рівні ми можемо використовувати для управління всіма завданнями, проектами і так далі.
- Організації - це верхній рівень, в якому створюються команди (відділи).
- Команди (відділи) - тут будуть знаходитися проекти, які мають відношення саме до цього відділу ..
- Проекти. наприклад, «Виробництва контенту».
- Завдання всередині проекту.
- Теги - за допомогою них можна об'єднувати різні завдання.
- Секції - можливість розділити завдання на кілька певних розділів всередині проекту.
- Підзадачі всередині завдання.
Таким чином, ви легко можете систематизувати будь-які завдання всередині цього сервісу. Ці прості сутності дозволяють творити справжню магію =)). Давйте, розберемо деякі з них.
Можна натиснути на Add Task або натиснути на плюсик і буде створена завдання. Можна ще натиснути на порожню рядок - створили задачу. Task 1 - вона готова.
Followers - ті люди, які будуть стежити за ходом виконання цього завдання. Це можуть бути особи, які мають будь-якою інформацією, можливо, це людина, яка буде приймати завдання. Description - опис завдання. Assigned - кому призначити. Due Date - термін виконання. Комунікація відбувається в самій задачі.
Все елементарно. Інтерфейс англійською, але кількість слів, які потрібно знати, мінімально. Для перекладу можна використовувати розширення для Chrome.
Як можна цю інформацію організувати? В саму задачу рекомендую додавати частини робіт, які можна виконати за раз. Не додавайте грандіозних і не зовсім чітких завдань, формулюйте щось конкретне. Наприклад, «знайти інформацію» або «з'їздити», «подзвонити».
Проекти - це список завдань, згрупований по певній ідеї. Зеленим я відображаю ті проекти, які без терміну і не обмежені в часі. Червоним відображаю проекти, які обмежені за часом і їх потрібно виконати. Без мітки - це «сплячі» проекти, які не вимагають моєї уваги або шаблонні проекти.
Також, проект можна позначити як вибраний: натиснути 3 точки, вибрати «Додати в обране» і в меню будуть показані всі проекти, які ви хочете бачити постійно.
Є можливість угруповання за тегами. Можна завдання зв'язати по певним тегами. Наприклад, тег «Рутина» - це все повторювані завдання, які потрібно виконувати регулярно.
Підзадачі - це етапи завдання. Я зазвичай їх використовую як чек-лист того, що потрібно виконати.
Всі ці завдання з легкістю можна з'єднати між собою. Скопіюйте завдання і вкажіть URL в Description - вона буде підставлятися в форматі назви цього завдання.
Через собачку @ можна додавати учасників команди. Наприклад, якщо я згадаю співробітника, то у нього в InBox (аналог поштової скриньки в Asana) з'явиться повідомлення про те, що співробітника згадали і він буде доданий в якості Follower. Тобто він побачить інформацію по цьому завданню.
Є чудова функція Пошук, де можна зробити практично будь-яку вибірку ваших завдань. І цей фільтр пошуку можна зберегти і додати в Вибране, щоб він був під рукою.