7 Помилок в договорі оренди, які ведуть до зростання орендної плати

Анна Пилюгіна, Фінансовий директор групи компаній LPP S.A. вУкаіни, Генеральний Директор компанії «Фешн Поінт», Київ

Чому орендну плату з обороту краще платити раз в квартал, а не раз на місяць
На які експлуатаційні витрати варто звернути особливу увагу, щоб не оплачувати двічі одні і ті ж послуги
Чому в забезпечення договору оренди не варто давати гроші і що можна запропонувати орендодавцю замість цього

Одна з причин суперечок, пов'язаних з орендою, - слабка проробка договорів. Звичайно, в більшості випадків текст договору пропонує орендодавець, а значить, документ містить умови, найбільш прийнятні саме для власника приміщення. Його аргументи: правила оренди в цьому торговому (або офісному) центрі однакові для всіх, і міняти їх спеціально для вас недоцільно. Якраз на цьому етапі орендарі здійснюють ряд помилок. Розберемося, яких помилок в договорі оренди слід уникати.

Помилка 1. Компанія невигідно представила себе на перших переговорах з орендодавцем

Як почати переговори з власником приміщення? Перш за все потрібно підготувати коротку презентацію Вашої компанії: її досвід, ключові клієнти і т. П. Обов'язково згадайте про відсутність темних плям в кредитній історії, вкажіть на перспективи зростання. Це дасть зрозуміти, що в майбутньому Ви зможете взяти в оренду додаткові площі, а також знизить ризики орендодавця при роботі з Вами, так як в деякій мірі гарантує, що Ви будете вчасно платити за оренду і власнику не доведеться звертатися до суду.

Якщо Ви переконаєте власника у своїй надійності, то зможете вплинути на розмір ставки. Варто обговорити з ним її покрокове збільшення. Наприклад, при початковій ставці 500 дол. США на рік за 1 кв. м можна домовитися про такий варіант: 400 дол. в перший рік оренди, 450 - в другій, а з третього року застосовується базова ставка - 500 дол.

Помилка 2. Слабо опрацьований протокол про наміри

Мета переговорів - узгодити умови майбутньої оренди і письмово закріпити домовленості. Як правило, сторони підписують протокол про наміри (англ. Business terms sheet, BTS). На жаль, в цьому документі майбутній орендар зазвичай перевіряє лише вказану площу приміщення і ставки, зовсім не звертаючи уваги на інші деталі. Це відбувається, зокрема, через те, що орендодавець квапить з підписанням протоколу, посилаючись на «черга з бажаючих» орендувати Ваше приміщення. Однак не варто йти у нього на поводу. Вам треба обов'язково включити принципові моменти в протокол про наміри. Що мається на увазі? По-перше, інформація про стан приміщення до передачі його орендарю і терміни проведення їм оздоблювальних робіт (якщо такі передбачені). По-друге, зобов'язання зі страхування в період оренди. По-третє, вид і строки внесення забезпечення за договором. По-четверте, порядок розрахунку і відшкодування комунальних платежів. Все це може бути зайвим, але пізніше, на етапі узгодження договору оренди, Ваші ризики будуть істотно знижені: Ви зможете посилатися на протокол про наміри.

Помилка 3. Не визначено порядок справляння плати

Ставка орендної плати може називатися по-різному: ставкою основний орендної плати, постійної орендної плати або базової орендної плати (її визначення зазвичай наводиться на початку договору). Зверніть увагу: ставка оренди, яка встановлюється для приміщення площею близько 1000 кв. м і вище, може бути на 30% менше ставки оренди приміщення площею 400 кв. м в тій же будівлі. Запитавши інформацію про вартість оренди в різних приміщеннях одного будинку, Ви зможете отримати уявлення, наскільки різняться в ньому орендні ставки.

Для торгових фірм іноді передбачають ще так звану плату з обороту - стягується позитивна різниця між передбаченим відсотком товарообігу (часто це 8-15%) і базової орендною платою за той же період. Для оптимізації цієї частини орендної плати можна збільшити звітний період. Справа в тому, що якщо період дорівнює календарному місяцю, то ризик донарахування плати з обороту вище, ніж при розрахунку цього показника за квартал, півріччя і тим більше рік.

Приклад з практики

(340 000 дол. +320 000 долл. + 350 000 дол.) × 10% - 1000 кв. м × 33,33 дол. / кв. м × 3 міс. = 101 000 долл. - 99 990 долл. = 1010 дол. США.

Якби плата з обороту розраховувалася щомісяця, то суми були б такими:

Разом при щомісячному розрахунку орендар доплатив би за III квартал 2340 дол. США.

Помилка 4. Не встановлені правила індексації плати

Умови про індексацію зазвичай корелюють з валютою договору. Якщо ставки виражені в рублях, то щорічна індексація може встановлюватися в розмірі індексу споживчих цін (ІСЦ) за даними Росстату. Ця позиція спірна, оскільки прямого зв'язку ставки оренди зі зміною вартості споживчого кошика немає, проте така умова все частіше зустрічається в договорах. Як варіант додаткової оптимізації витрат з оренди можна включити в договір таку умову: «Кожен наступний рік терміну оренди ставка базової орендної плати збільшується на ІСЦ за даними Росстату за календарний рік, що передує даті індексації, але не більше ніж на 5%». Це дозволить Вам уникнути невизначеності, а Ваша фінансова служба зможе точніше планувати бюджет.

Якщо ставка зазначена в іноземній валюті, зверніть увагу на порядок її конвертації при внесенні орендних платежів. Найбільш популярне умова - за курсом ЦБ РФ, але і тут є тонкощі: орендодавець щоб уникнути ризиків часто встановлює обмеження нижнього порогу курсу валюти, наприклад: «... за курсом ЦБ України на дату оплати, але не менше 31 рубля за 1 дол. США» . Посилаючись на можливі курсові ризики, Ви, як орендар, теж можете зажадати встановити верхній поріг курсу валюти. Наприклад, вкажіть: «... і не більше 33 руб. за 1 дол. США ». Якщо ставки зафіксовані в доларах США, то для індексації платежів краще застосовувати CPI США, а для євро - HICP єврозони.

Помилка 5. Не розписані експлуатаційні витрати

Часто питання, що мається на увазі під експлуатаційними витратами, сторони обговорюють поспіхом або приймають ці витрати за замовчуванням як другу частину орендної плати. Однак перелік додаткових послуг, оплачуваних в складі експлуатаційних витрат, краще включити в угоду; перерахуйте їх, наприклад, в додатку до договору. Рекомендую уточнити, що в ставці враховані і витрати на вивезення сміття. Угода може містити таку фразу: «Право власності на відходи, що утворюються в тому числі в результаті діяльності орендаря в приміщенні, належить орендодавцю. Орендодавець здійснює вивезення твердих побутових відходів та їх утилізацію в установленому законом порядку ». Це дозволить уникнути проблем зі службою екологічного нагляду - перед нею буде звітувати орендодавець в цілому по об'єкту.

Зверніть увагу, чи не пропонують Вам оплачувати одні і ті ж послуги двічі. Наприклад, якщо витрати на освітлення, тепло- і водопостачання місць загального користування вже включені в експлуатаційні витрати орендодавця, то їх слід виключити з формули розрахунку відшкодування витрат на комунальні послуги. І ще порада: якщо до початку оренди Ваша компанія займається обробкою приміщення, в той час як власник завершує обробку будівлі (наприклад, торгова компанія готує приміщення, встановлює обладнання і відкриває свій магазин одночасно з торговим центром), є сенс обговорити з орендодавцем знижку до базової ставкою за експлуатацію на період обробки.

Приклад з практики

Орендодавець запропонував встановити щорічну ставку індексації в розмірі ІСЦ за даними Росстату, але не менше 5%. Основним аргументом власника був щорічне зростання витрат на експлуатаційне обслуговування будівлі і прилеглої території (в тому числі на оплату праці персоналу). Збільшення - не менше рівня інфляції. Орендаря такий підхід не влаштував. В результаті після переговорів з власником були узгоджені ставки індексації для двох видів платежів:

в розмірі ІСЦ для експлуатаційних витрат;
в розмірі 5% для базової оренди.

Такий підхід виявився прийнятним для обох сторін. Індексація комунальних платежів розраховувалася виходячи з фактичного зростання тарифів у відповідному розрахунковому періоді.

Помилка 6. Орендар забезпечує договір готівкою

Забезпечувальний платіж за договором оренди, як правило, становить від однієї до трьох місячних орендних плат. Розмір досить великий. Але викликано це не тільки тим, що орендодавець бажає підстрахуватися на випадок невнесення Вами чергового платежу, - такий депозит часто ще й прив'язаний до розміру штрафних санкцій за дострокове розірвання договору з ініціативи орендаря при відсутності провини орендодавця. Проте про розмір забезпечення також можна домовлятися. Цілком реально в ході переговорів знизити депозит, наприклад, з трьох до двомісячної орендної плати. Якщо ж домовитися про зниження забезпечувального платежу не вдалося, запропонуйте замінити його банківською гарантією. Наведіть такий аргумент: Ви не хотіли б заморожувати гроші на весь термін оренди і прагнете до більш сучасного способу забезпечення виконання зобов'язань. Якщо Ви домовляєтеся з орендодавцем про депозит в формі банківської гарантії, в текст договору потрібно включити пункти про умови та строки її надання, порядку збільшення в зв'язку з індексацією орендної плати в наступні роки оренди, а також про повернення оригіналу банківської гарантії після закінчення терміну оренди.

Помилка 7. Не приділено увагу іншим умовам договору

Ось на що ще треба звернути увагу.

Чи є в договорі умова, що Ви маєте переважне право перед іншими особами укласти договір оренди на новий термін. Це особливо актуально, якщо приміщення Вам підходить і Ви вклали в його обробку чимало грошей.

Чи може орендодавець зобов'язати Вас переїхати з одного приміщення в інше (наприклад, магазин може бути перенесений в нове приміщення в межах одного торгового центру). Якщо виключити таке право орендодавця не вдасться, потрібно обумовити хоча б умови часткової компенсації невіддільних поліпшень і надання нового приміщення, за технічними характеристиками і комерційної привабливості не поступається попередньому.

Щоб уникнути конфліктів з орендодавцем, всі умови угоди зафіксуйте в договорі.
З будь-яких питань звертайтеся до орендодавця письмово, посилаючись на відповідні статті договору. Це важливо: власник не тільки переконається в серйозності Вашої компанії, але і буде реагувати більш конструктивно.
Дотримуйтесь правил корпоративної етики при переговорах і в діловому листуванні. Якщо сторонам протягом терміну оренди вдається налагодити партнерські відносини і вирішувати спірні проблеми мирним шляхом, нерідко орендний договір укладається на новий термін на взаємовигідних умовах.

Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"