5 трюки в microsoft project, про які ви могли і не знати, управління проектами

1. Як врахувати відпустку співробітника в проекті?
Літній період регулярно підкидає керівнику проекту ситуацію, коли співробітник раптово вибуває з проекту. Як правильно це відобразити в розкладі проекту?

Відмінне рішення - використовувати Календар співробітника.

1. Перейдіть в Лист ресурсов
2. Відкрийте властивості ресурсу і перейдіть в розділ "Змінити робочий час"
3. Тепер ви можете вказати, в який період часу ваш співробітник буде недоступний і чому.

Аналогічно можна відобразити відрядження, хвороби або інші причини відсутності.

Повинен вас попередити, що терміни і роботи однозначно "поїдуть" і вам доведеться вносити корективи в що залишилися роботи.

PS. Якщо ви використовуєте "дорослу версію" MS Project Server, то функція "Змінити робочий час" вам буде недоступна. Тому відкрийте Календар співробітника безпосередньо з сервера проектів.

2. Як швидко замінити роботи "вибув" співробітника на іншого члена команди?
Нехай співробітник захворів (з ким не буває), але що ж робити з рештою роботами в проекті? Як правильно замінити всі призначення даного ресурсу на іншого?

У вирішенні цього питання вам допоможе форма "Призначення ресурсів", "гаряче" поєднання клавіш Alt + F10.

1. Перейдіть в уявлення "діаграму Ганта"
2. Будь-яким зручним для вас способом отфильтруете всі завдання, в яких призначений хворий співробітник
3. Виділіть всі завдання і викличте форму "Призначення ресурсів" або нажмітеAlt + F10.
4. Виберіть співробітника до заміни. Натисніть "замінити" і вкажіть на кого саме.

Форма "Призначення ресурсів" - кращий спосіб масової заміни призначень в розкладі. Також безсумнівна перевага даного методу в можливості замінити ресурс в уже що виконується завдання.

3. Як швидко знайти відстаючі завдання?
Керівник проекту рідко переглядає всі завдання свого проекту. Найчастіше увагу менеджера викликають тільки спізнюються завдання. Який спосіб вивести тільки запізнілі завдання підійде краще?

Способів багато, але мені на перше місце я поставлю використання фільтра "Завдання з затримкою". Цей фільтр виводить завдання, які відстають від графіка (або їх стан не актуалізовано).

Спосіб другий. Гурмани MS Project використовують більш складне дію: виводять поле "Відхилення закінчення" і фільтрують відстаючі завдання по ньому.

Також на додаток до способу 2 я використовую фільтр "Діапазон дат", який показує тільки потрібну мені "тимчасове вікно" (як правило від поточної п'ятниці плюс 2 тижні).

Повинен попередити: використання всіх запропонованих методів вимагає збереженого "базового плану". Не знаєте що таке "базовий план" або не зовсім розумієте як він працює? Дочитайте статтю до кінця.

4. Як правильно вирівняти ресурси в проекті?
Вирівнювання ресурсів - складний управлінський алгоритм з 5 кроків, в якому тільки 4 і 5 кроки виконуються в Microsoft Project.

Порядок дій в Microsoft Project:
1. Додайте в уявлення "Діаграма Ганта": поля "Пріоритет" і "Допускається переривання при вирівнюванні" (на скріншоті назву поля скорочено для зручності).
2. Заповніть поле "Пріоритет".

Рекомендація досвідченого менеджера: використовуйте значення 100 (для навіжених) і 800 (для першочергових) завдань. Цифри не важливі, але важливо зберегти принцип для всіх завдань.

3. Для завдань з пріоритетом 100 встановіть ознаку "Допускається переривання при вирівнюванні".

Тепер можете приступити до вирівнювання завдань за допомогою автоматичного алгоритму.

Не вийшло? Дуже ймовірно. Повторю: вирівнювання ресурсів - алгоритм з 5 кроків, в якому тільки 4 і 5 кроки вимагають використання MS Project. Як дізнатися "повний алгоритм"? Дочитайте статтю до кінця.

5. Як визначити співробітників, що пожирають загальний резерв трудовитрат? Метод для просунутих менеджерів.

Даний метод призначений для досвідчених і просунутих менеджерів, які хочуть оптимізувати робочий час своїх співробітників на проект, знайти джерела втрат.

Уявіть, що у вашому проекті є затверджена сума трудовитрат, наприклад 1400 осіб-годин. Команда знає, що оцінка кожної операції завжди є сума двох слоган: час на виконання завдання і резерв на невідоме (т.зв. "сержантський запас").

Команда домовилася, що весь графік робіт буде складений за оптимістичним сценарієм, тобто без урахування резервів на невідоме. "А де ж сержантський запас?", - запитаєте ви. Всі резерви команда об'єднує в загальний резерв і вставляє його на критичний шлях проекту, підживлюючи контрольну віху. Дивіться скріншот.

Що відбувається далі?

Команда приступає до операцій і починає вимірювати фактично витрачений час. Якщо завдання займає часу більше, ніж припускав оптимістичний сценарій, то дефіцит поповнюється за рахунок загального резерву. У ситуації, коли завдання зайняла менше часу, ніж було сплановано, то надлишок поповнює загальний резерв.

За допомогою колірних індикаторів в Microsoft Project можна виділити співробітників, чия робота веде до "пожирання" резерву. Пильна увага, навчання, необхідність подвійного контролю - можливі способи усунення втрат.

• команда дає оцінки в двох складових (оптимістичний сценарій і резерв)
• контрольна віха проекту максимально захищена від зсуву
• можна оцінити ступінь ризику проекту на дату (порахувати залишок резерву і розділити його на планову суму резерву).